Es ist einfacher 1 Million Euro auszugeben, als 1 Million Euro zu verdienen. Besonders wenn Unternehmen unter wirtschaftlichem Druck stehen, rückt das Thema Sparen in den Fokus. Doch strategische Kostenoptimierung ist weit mehr als ein Instrument zur kurzfristigen Krisenbewältigung, sondern kann proaktiv als Wachstumstreiber genutzt werden. Wenn bei Unternehmen von Wachstum die Rede ist, wird damit oft eine Umsatzsteigerung assoziiert. Doch es gibt auch eine andere Herangehensweise, dieser strategische Leitfaden zeigt dir wie.
Disruptive Effizienz vs. klassische Industrie
Bundeskanzler Friedrich Merz hat Nvidia-CEO Jensen Huang als Stargast beim internationalen Investitionsgipfel Invest in Germany Summit in Berlin empfangen. Bei Nvidia erwirtschaften rund 42.000 Mitarbeitende einen Jahresüberschuss von umgerechnet rund 107 Mrd. Euro. Alle 40 DAX-Konzerne zusammen haben vergangenen Jahres einen Überschuss von rund 111 Mrd. Euro erwirtschaftet, wofür rund 3,95 Mio. Mitarbeitende beschäftigt wurden. Natürlich ist diese Gegenüberstellung vereinfacht: Je nach Marktmomentum (hier: KI-Boom), Branche, Geschäftsmodell und Wertschöpfungstiefe haben Unternehmen fundamental unterschiedliche Erfolgsfaktoren. Die entscheidende Frage lautet also nicht, ob ein mittelständischer Betrieb das nächste Technologieunternehmen werden kann, sondern viel mehr:
Wie lässt sich in meinem Unternehmen die Effizienz steigern, um mit den vorhandenen Ressourcen die bestmögliche Wertschöpfung zu erzielen?
Umsatzsteigerung vs. Kostenoptimierung
Betrachten wir ein vereinfachtes Kundenbeispiel: Das Unternehmen bzw. ein neuer Geschäftsbereich erwirtschaftet einen Jahresumsatz von abgerundet 1 Mio. Euro. Dem stehen Betriebskosten von 900.000 Euro gegenüber. Das Unternehmen erzielt somit ein Gewinn von 100.000 Euro bzw. eine Gewinnmarge von 10 Prozent. Nun möchte die Geschäftsführerin den Gewinn um 50.000 Euro steigern. Dafür kommen zwei unterschiedliche Ansätze infrage:
Das Unternehmen muss den Umsatz um 50 % bzw. 500.000 € steigern.
oder
Das Unternehmen muss die Kosten um 5,6 % bzw. 50.000 € reduzieren.
Das vereinfachte Kundenbeispiel verdeutlicht die große Hebelwirkung der strategischen Kostenoptmierung: Während bei jedem Euro Umsatzsteigerung abzüglich Betriebskosten nur ein Bruchteil im Ergebnis ankommt, fließt hingegen jeder eingesparte Euro direkt in das Ergebnis. Unternehmen müssen also nicht zwangsläufig mehr verkaufen, um mehr Gewinn zu erwirtschaften. Sie können auch ihre Effizienz steigen.
Ist-Analyse
Zuerst solltest du Transparenz schaffen, wo Kosten entstehen und welchen Beitrag sie zum Unternehmenserfolg leisten. Hierfür bieten sich insbesondere Jahresabschlüsse, betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA), Gewinn-und-Verlust-Rechnungen (P&L), Kennzahlen und ähnliche Auswertungen an. Eine erste Aufteilung der Kostenarten nach Fixkosten (z.B. Löhne/Gehälter) und variable Kosten (z.B. Marketingbudget) verschaffen dir ein solides Arbeitsfundament. Du solltest unbedingt auch Mitarbeitende einbeziehen, denn diese kennen häufig die alltäglichen Reibungsverluste, unnötigen Abstimmungen und wiederkehrenden Probleme, die in den Finanzen allein nicht sichtbar werden.
Kostentreiber identifizieren
Klassische „Rasenmäher-Kostensenkungen“ (z.B. pauschal 10% weniger Budget für alle Abteilungen) können die Substanz des Unternehmens beeinträchtigen. Strategische Kostenoptimierung hingegen setzt gezielt Kapital frei, sodass das Unternehmen finanziell entlastet wird, aber auch in wertschöpfende Tätigkeiten reinvestiert werden kann. Die Liste an möglichen Maßnahmen ist lang und kann je nach Unternehmensgröße oder Geschäftsmodell variieren. Hier ist ein gängiger Auszug aus der Unternehmenspraxis:
- Personalstruktur: Stellen sollten nicht pauschal besetzt werden, sondern begründet sein, inwiefern diese zur operativen Leistungserbringung beitragen. Darüber hinaus kannst du deine aktuelle Personalstruktur und Kapazitätsplanung prüfen, ob sich Mitarbeitende woanders möglicherweise wertschöpfender einsetzen lassen.
- Prozessoptimierung: Ineffiziente Prozesse – z.B. durch unklare Verantwortlichkeiten, wiederholende Abstimmungen oder unnötige Freigabeschleifen – lassen sich nicht durch eine Software lösen. Deshalb gilt: Eliminieren vor Digitalisieren. Danach können schlanke Prozesse standardisiert, digitalisiert und KI-automatisiert werden.
- Produkt- und Kundenportfolio: Nicht jedes Produkt und nicht jeder Kunde leistet denselben Beitrag zum Unternehmenserfolg. Es kann vorkommen, dass du etwa mit 20 % der Produkte etwa 80 % des Umsatzes erwirtschaftest (Pareto-Prinzip). Auch ein umsatzstarker Kunde kann beispielsweise durch hohen Betreuungsaufwand oder häufige Reklamationen wirtschaftlich weniger attraktiv sein als ein kleinerer, standardisiert betreuter Kunde (Stichwort: Deckungsbeitrag).
- Verträge, Einkauf und Sachgüter: Verträge bieten häufig kurzfristige Sparpotentiale, z.B. durch Kündigung ungenutzter Lizenzen. Auch Lieferantenverträge nebst Einkaufspreise können nachverhandelt werden. Des Öfteren liegen auch im Marketing bei der Effizienz von Werbemaßnahmen oder der tatsächlichen Notwendigkeit von Dienstreisen beachtliche Einsparpotentiale. Auch ein aufgeblähter Fuhrpark kann verschlankt oder nicht mehr benötigte Hardware veräußert werden.
Wie du siehst sind die Maßnahmen vielfältig und können von einer Governance-Richtlinie für Dienstreisen bis hin zur pragmatischen Kündigung ungenutzter Software-Abonnements reichen. Je nach Zielvorgabe kann jeder Stein umgedreht werden, solange die Maßnahmen die Qualität der operativen Leistungserbringung nicht gefährden.
Umsetzung
Erkenntnisse verbessern noch kein Unternehmen. Der wirtschaftliche Nutzen entsteht erst, wenn aus Erkenntnissen konkrete Entscheidungen mit verbindlichen Maßnahmen werden. Deshalb ist strategische Kostenoptimierung kein Projekt für nebenbei, sondern eine Managementaufgabe. Dabei kannst du folgendermaßen Vorgehen:
- Priorisierung: Nicht jede Maßnahme ist gleich dringlich oder wirtschaftlich attraktiv. Sinnvoll kann eine Priorisierung beispielsweise nach Einsparpotenzial, Umsetzungsaufwand und Zeit bis zur Wirkung sein. Durch Quick Wins wie z.B. das Kündigen ungenutzter Software-Lizenzen lassen sich kurzfristig erste Erfolge erzielen.
- Zero-Based-Budgeting: Anstatt das Vorjahresbudget für Abteilungen einfach fortzuschreiben, plane das Budget gedanklich bei „0“. Stell dir vor, dein Unternehmen hätte keinerlei Kosten und du müsstest nun ein weißes Blatt Papier neu beschreiben. Würdest du alles genau so wieder einkaufen? Jede neue Ausgabe sollte einen Beitrag zum Unternehmenserfolg rechtfertigen.
- Mitarbeitende einbinden: Organisationsentwicklung ist längerfristig angelegt, aber beginnt mit dem ersten Schritt. Nimm deine Mitarbeitenden mit auf die Reise, sensibilisiere für Kosteneinsparungen im Geschäftsalltag, zeige die Vorteile bzw. das Bigger Picture auf. Oft wissen Mitarbeitende an der Basis am besten, wo Geld bzw. Effizienzen verloren gehen.
- Erfolgsbeteiligung: Belohne deine Führungskräfte und Mitarbeitenden nicht dafür, dass sie ihre Budgets komplett ausschöpfen, sondern dafür, dass sie Budgets einsparen und ggf. an Effizienzgewinnen variabel partizipieren.
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Controlling einrichten: Maßnahmen verpuffen schnell, wenn sie nicht verbindlich sind. Es empfiehlt sich die Definition klarer KPIs, die nachgehalten werden (z.B. Reduktion der IT-Kosten um 5% in Q2).
Zusammenfassung
Strategische Kostenoptimierung kann die Liquidität deines Unternehmens stabilisieren, je nach Maßnahmen sowohl kurzfristig, als auch mittel- und langfristig. Das ist einerseits sinnvoll, wenn Unternehmen unter wirtschaftlichem Druck stehen, aber sollte im Zuge eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses auch jederzeit proaktiv als Wachstumstreiber genutzt werden. Wichtig dabei ist, dass deine Maßnahmen nicht die operative Leistungsfähigkeit deines Unternehmens beeinträchtigen, sondern dein Unternehmen gezielt entlasten. Ein effizientes Unternehmen mit frei gesetztem Kapital kann zielgerichtet in die Zukunft investieren, beispielsweise in Vertrieb, Geschäftsentwicklung oder Digitalisierung.
